Rennt dir manchmal die Zeit auch davon? Mir bis vor einem Jahr schon. Oftmals wusste ich nicht wie mir geschieht. Irgendwann habe ich begonnen mir über Zeitmanagement nicht nur mehr Gedanken zu machen, sondern nach meinem eigenen weg gesucht mit meiner Zeit umzugehen und ihn auch gefunden. Vor allem ging es bei mir darum zu lernen dass ich nie so kurz brauche, wie ich denke. Einer der Fehler die ich bis heute noch mache, aber ich werde immer besser. Vor allem die Mischung zwischen Agentur und Bloggen ist oftmals schwierig – da geht es oft um Prioritäten die man einfach setzen muss. In meinem Fall musste ich vor allem aufhören etwas „sofort umsetzen zu wollen“ – das geht aufgrund der Zeit und der vielen Arbeit einfach nicht mehr. Früher war es nicht so schlimm wenn ich mal bis 4 Uhr Früh an meinem Blog gearbeitet habe – irgendwann kam schon ein Wochenende. Jetzt wo aber die Woche dann doch 6 Tage Arbeit bedeuten, geht das nicht mehr. Das ist zu wenig Zeit um alles unterzubringen was man dann an dem einen Tag machen möchte – vor allem weil man dann auch nicht den Feiertag oder Sonntag dazu nutzt ( schließlich kann man ja da nichts erledigen – da arbeite ich dann lieber *g*) Natürlich ist mein System nicht das Beste aber ich musste eine Lösung mir erarbeiten die ich hier mit euch teilen mag. Vielleicht sind ja auch ein paar Dinge für euch dabei.

Zeitmanagement Helpers

Neben meinem Ical Kalender (mit iCloud synchronisiert) besitze ich für die Zeit noch einen Papierkalender den ich allerdings anders verwende als wohl die meisten von euch – nämlich um zu sehen was ich getan habe, bzw. was in der aktuellen Woche noch so kommt. Daneben habe ich auch ein Notizbuch – da schreibe ich nicht alles auf was ich zu tun habe, sondern was ich in der Woche machen muss. Klar kann man das auch digital, aber ich fühle mich besser wenn ich es streichen kann. Auf meinem Imac & Co sind dann noch andere Programme installiert für meine Projekte: Merlin Projektmanagement bei großen Projekten, Wunderlist für meine Todo Listen & Kleinprojekte. Ach ja und irgendwo gehört auch Evernote zu meinem Zeitmanagement System – vor allem dann wenn ich Artikel lese die später bearbeitet werden sollen oder wenn ich mal wieder Recherche betreibe.

Zeitmanagement Tipps

  1. Zeitprotokoll Aller Anfang bedeutet erstmal die Zeit festzuhalten und sich Schwarze auf Weiß klar zu machen mit was man die Zeit verbringt. Viele timen z.B: nicht ihre Emails sondern lassen sich von Ihnen unterbrechen – das sind womöglich Zeitfresser die man erkennen muss.
  2. Ziele definieren die man erreichen möchte Willst Du überhaupt mehr Zeit? Das erste mal wie ich mir dieser Frage gestellt habe, dachte ich „Natürlich“ Wie es dann gut gegangen ist, musste ich feststellen dass ich so viel gearbeitet habe, dass ich schon gar nicht mehr weiß was ich mit der „Mehrzeit“ tun soll – vor allem wenn die Freizeit sein soll. Aber man lernt 🙂
  3. To Do Liste erstellen
 Schreib Dir die Seele raus – am besten mit Wunderlist. Alles was einem einfällt, egal wo – einfach hinein. Jeden Abend sortiere ich die dann nach Projekten und Dringlichkeit.
  4. Prioritäten setzen – Der Eisenhower Quadrant hilft dabei

    eisenhover
    Quadrant 1 Diese Aufgaben musst Du sofort erledigen. Husch husch! 🙂
    Quadrant 2 Diese Aufgaben müssen bald erfüllt werden, besitzen jedoch eine geringe Priorität. Wenn Du kannst gib diese Aufgabe jemanden anderen.
    Quadrant 3 Aufgaben mit hoher Priorität aber entferntem Fälligkeitsdatum sollten nach dem Eisenhower-Prinzip überprüft und ein neuer Termin gemacht werden – Ich lasse sie einfach immer in meinem Eingang
    Quadrant 4 In diesem Quadranten befindliche Aufgaben sind dem Rundordner zuzuführen. Sie besitzen weder Stellenwert, noch müssen sie in absehbarer Zeit erfüllt werden,d.h am besten in die Wunderlist eine „Whenever“ Liste machen.
  5. Monat / Wochen / Tage planen Am Ende jeden Monats setze ich mich hin und schaue mir  mal die Zeit für den kommenden Monat an, plane die Todo’s und Timelines. Jeden Freitag plane ich dann die folgenden Woche und jeden Tag trage ich die wichtigsten Termine ( auch jene mit mir) in meinen ical Kalender ein. Dann vergesse ich nichts und plane meine Zeit korrekt ein.
  6. Pufferzeiten und Pausen einplanen 60% der Zeit planen 40% der Zeit ist Puffer
Eine ganz wichtige Regel die man wirklich einhalten sollte. Sonst wird es womöglich sehr stressig.
  7. Deine beste Arbeitszeit ausnutzen Das musste ich wirklich lernen. Durch die Selbständigkeit ist es so dass es eigentlich niemanden mehr interessiert wann ich meine Sachen mache. Trotzdem habe ich vor lauter Gewohnheit nie darüber nachgedacht dass ich mich vielleicht nicht um 6:30 aus dem Bett quälen muss und mich auch nicht um 23 Uhr ins Bett zwingen muss. Es hat einganzes Jahr gedauert bis ich aufgehört habe mir diesen Wahnsinn anzutun, aber ich habe damit aufgehört. Ich arbeite eben am liebsten am Nachmittag und am Abend. Man kann mich zwar immer erreichen aber mein Arbeitstag beginnt frühestens um 10 Uhr und meine wirklich produktive Zeit ist von 14 bis 22 Uhr – dann wenn alle aus dem Büro sind, geht es am besten. Finde heraus wann das bei dir so ist und plane auch damit.
  8. Busy ist nicht alles! Ich habe damit aufgehört – manchmal erwischt es mich noch, aber es ist eine wahrhaftige Krankheit „Everyone is Busy“ und will eigentlich busy sein. Die Steigerung ist dann auch noch „gestresst“. Das ist man allerdings nur weil man nicht gut plant oder weil man sich nur in diesem Zustand „wichtig“ fühlt. Das kommt aus irgend einem Mythos dass erfolgreiche Menschen immer gestresst und am Ende sein müssen – kennen tut aber niemand jemanden erfolgreichen der so überlebt. Wichtig ist sein Leben zu managen und seine Zeit, dann hat man auch mal Zeit für sich und kann sich relaxen, bzw. seine Aufgaben entspannt erledigen.
  9. Tagebuch führen 
- Last but not least! Ein Zeittagebuch hilft zu wissen was man so gemacht hat und wie man sich so gefühlt hat. Das gibt einem auch ein gutes Gefühl wenn man mal nur Kleinigkeiten erledigt hat oder administrative Tätigkeiten gemacht hat. Mir hilft es auch dabei beim nächsten Mal die Zeit besser einzuteilen, wenn ich mal falsch geplant habe.

Tja, das ist so meine Methode – Wie organisiert ihr euch?


Kleines & Feines Gewinnspiel

Wenn jemand von euch gleich durchstarten möchte haben wir gleich einmal zwei Tools die euch dabei helfen können: Wir verlosen dank Paperblanks zwei Packages mit jeweils einem 18 Monatskalender – Mini ( startet im Juli 2014) und einem Mini Notizbuch unter allen die hier auf dem Blog oder auf Facebook diese Frage uns beantworten:

Wie sieht dein Zeitmanagement aus? Hast du ein Kalender? Oder nur mehr am Smartphone?

Die beiden sind recht klein, gehen in jede Damenhandtasche hinein und können herrlich zusammen mitgenommen werden. Wir lieben sie!

Also nur zu! Einfach mitmachen und mit etwas Glück gewinnen! 
Vor der Teilnahme hier noch die Teilnahmebedingungen!

Happy Zeit Management!

Mit freundlicher Unterstützung von Paperblanks!

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3 comments

  1. Ich habe es ca ein Jahr lang versucht mein Zeitmanagement ins 21. Jhdt zu versetzen, aber leider mit sehr wenig Erfolg. . Ich habe es also versucht mit Ipad und Iphone und was es sonst alles gibt, aber leider hat das nicht funktioniert. Bin also sehr altmodisch und verwende nach wie vor meinen Filofax 🙂 Ich brauche Papier und Stift sonst geht gar nichts…hihi 🙂

  2. Ich bin da altmodisch und arbeite mit (Papier-)Kalender und Zettelwirtschaft (To Do-Listen), finds einfach netter, wenn ich erledigte Dinge mit der Hand durchstreichen bzw abhacken kann;)
    Die Paperblanks-Kalender sind wunderhübsch! 🙂
    Liebe Grüße

  3. Bei mir ist das Zeitmanagement recht flexibel. Bei fixen Arbeitsterminen kann ich nichts verschieben oder ändern. Meine Blogtermine tragen ich in mein Notizbuch rein. Ich bin da noch recht altmodisch, obwohl ich ein ultrakluges Handy besitze, Ich mag es einfach Dinge auf Papier zu schreiben und wieder durchzustreichen, wenns nimmer passt. Wenn Notizbuch ist nicht nur ein Kalender, sondern auch mein Kritzelbuch für Ideen und To-Do Sachen. Mit I-Cloud habe ich noch keine Erfahrungen gesammelt und Evernote habe ich wieder aufgegeben.

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