„Ich habe 1326 ungelesene E-Mails in meinem Posteingang“ „Wofür?“ „Ich muss die noch anschauen!“ „Wofür?“ „Da könnte was Wichtiges drinnen sein?“ „Wofür?“ „Viki, weil man nie weiß.“ „Doch du weißt: Jede Email die seit mehr als 14 Tagen in deinem Posteingang liegt ist unwichtig für dich, also kannst du sie einfach löschen anstatt dich mit ungelesenen Emails zu belasten. Jedes mal, wenn du dein E-Mail Programm aufmachst muss ja dein Herz stehen bleiben und dir das Kotzen kommen!“ „Ja, bissi“ „Ja, dann?! Wofür?“

Nicht falsch verstehen. Ich war auch mal so und manchmal ertappe ich mich auch dabei wie ich dazu neige Emails zu horten. Früher habe ich tausende Emails in meinem Posteingang ertragen und nichts damit gemacht. Irgendwann habe ich mich dann hingesetzt und sie durchgesehen – 80% gelöscht, bei 10% mich geärgert, dass ich sie nicht eher gesehen habe, bei 5% geantwortet und die anderen 5% habe ich irgendwo eingeordnet. Das hat mich dann gefühlte drei Tage gekostet (ganz zu schweigen von der Überwindung) – tatsächlich waren es 8 Stunden in denen ich definitiv etwas Besseres hätte machen können.

E-Mail Management ist so eine Sache. Oft täuschen wir uns und fühlen uns „wichtig“ weil wir „so viel Emails haben“.(So wie wir oft immer “im Stress” sind weil wir so wichtig sind) Wenn wir ehrlich zu uns selbst sind können wir uns eigentlich nur als Chaoten bezeichnen, wenn unser Posteingang überquillt und wir nicht mehr wissen ob wir eine E-Mail bekommen haben. eine  beantwortet haben oder nur schnell am Smartphone gelesen haben und sie vergessen haben. Mir ist das auch oft genug passiert. Es passiert mir auch noch immer, dass ich einfach manchmal eine Email vergesse die ich „on the go“ gelesen habe. Wobei da geht es in der Zwischenzeit um maximal 1 Werktag wo ich sie nicht beachte (also entweder zu einem To-Do wird oder gleich beantwortet wird) – wenn überhaupt eine Antwort erforderlich ist. Außer es geht alles irgendwie schief. Aber im letzten Jahr habe ich meine Methode gefunden wie ich mit meinen Emails umgehe und ich kann nur sagen. Es funktioniert (fast) großartig!

Wie das genau geht möchte ich heute mit euch teilen.

 

  1. E-Mail-Adresse pro großem Projekt 
Damit meine ich nicht, dass du jetzt für jeden Kunden eine Email brauchst, aber z.B. habe ich eine Email für Weibi, August ,Lifestyleblogger, Hochzeit.click – so behalte ich auch im Auge was ich dort für Anfragen habe
  2. Eigene E-Mail-Adresse für Newsletter/Trainings & Co 
Ich melde mich auch gerne zu Newsletter an. Aber nie mit meinen „Schreib-Email Adressen“ Ich habe eine Email Adresse wo alles hineindarf was ich dann lese, wenn ich Zeit habe. Also meistens einmal die Woche und davon lösche ich ca. 90%
  3. Favoriten anlegen: Alle meine Kunden sind unter „Favoriten“ und damit sofort an erster Stelle, wenn sie eine Email schicken.
  4. Bei Bloggern: Eine eigene Email für Kooperationsanfragen damit sich das nicht mit den ganzen Emails der PR-Agenturen mit Presse-News vermischt.
  5. Wenn eine neue E-Mail da ist: Wenn die Antwort einer Email unter 2 Minuten dauert, dann solltest du das auch sofort machen. Wie es bei “Get Things done” so schön heißt: Nichts zwei mal in die Hand nehmen.
  6. Wenn ein Anruf ausreichend ist, Ruf an! Wenn du das trotzdem schriftlich brauchst, schreib lieber ein „Follow-up“ statt 10 Emails hin und her zu schreiben bis man sich einig ist. Der Anruf spart Zeit.
  7. Standardemails: Mein Lieblingsprogramm ist definitiv Textexpander: Mit diesem Programm tippst du nie wieder die gleiche Antwort drei Mal. Mache dir Kurzbefehle für Texte und antworte schnell, wenn du eine Einladung nicht annehmen kannst, eine Kooperation nicht machen möchtest, etc. Eines der besten Tools um Zeit zu gewinnen.
  8. Eine lange E-Mail. Wenn die Antwort länger dauert: Markieren, wenn sie noch etwas davor braucht (z.B. ein Angebot) es in die To-Do-Liste schreiben. (Ich verwende dafür TodoIst – best Tool ever) 
  9. E-Mails sofort in Ordnern ablegen sobald sie „erledigt“ sind.
  10. “Know-How” Emails die wichtig scheinen leite ich einfach an mein Evernote-Account weiter. An drei Abende die Woche ist das meine “Gute-Nacht-Lektüre”
  11. Wenn du auf eine Antwort wartest – gib ein Reminder entweder ins Email Programm oder in deine Todo-Liste.
  12. Angehängte Dateien die du später benötigst solltest du sofort in deine Dropbox speichern
  13. Damit du etwas „Ruhe hast“ oder die Email als erstes am Morgen im Posteingang ist time die E-Mails! Das geht entweder mit Outlook oder bei Apple Mail mit MailButler 
  14. Last, but not least: Rein aus Zeitgründen und weil man sich auf die Dinge fokussieren sollte die man tut (Multitasking war gestern): Schau nicht immer auf deine Emails. Wenn du sie drei Mal am Tag abrufst sollte es reichen. Wenn es wirklich wichtig ist, rufen Menschen an. Wenn sie es nicht tun, dann kann es nicht wirklich wichtig sein. Das schnellste Kommunikationsmittel ist noch immer die Sprache und damit – wenn man sich nicht gerade über den Weg läuft – das Telefon. Das spart Zeit, Emails und ganz viel Nerven!

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Probiere es doch mal aus. Wirklich! 30 Tage zum Testen – vielleicht sieht ja deine Lösung etwas anders aus, aber ich glaube das eine oder andere kann jeder mal umsetzen und ausprobieren.

Wenn dein Posteingang gerade 1350 ungelesene Emails anzeigt dann markiere bitte doch einmal alle die von Zalando, Advize, Westwing & Co kommen und lösche sie mal. Schau dir an wer wirklich wichtig ist und eine Antwort erfordert. Danach kannst du mal beginnen die Emails in verschiedene Adressen zu leiten damit du die Emails die eine Aktion benötigen auch von denen unterschieden kannst, die einfach mal angesehen werden sollten – vielleicht.

Versuche auf maximal 20 (wichtige) Emails in deinem Posteingang jeden Abend zu kommen. Wir können viel arbeiten, aber wir können nicht 1350 Emails abarbeiten während jeden Tag noch ein paar Hundert – davon ein paar Hundert ohne Dringlichkeit- dazukommen. Also schau, dass du Ordnung in deinen Posteingang bringst und du deine Emails unter Kontrolle hast!

Kommunikation ist eines der wichtigsten Dinge auf dieser Welt. Deine Emails gehören dazu 😉

 

Wie machst du das mit deinen E-Mails?